Gestire una palestra o uno studio vuol dire, in pratica, tenere sotto controllo quattro cose: chi sono i tuoi clienti, cosa hanno comprato, quando si presentano e quanto incassi. Questa guida raccoglie in un solo posto come affrontare ciascuna, con i link agli approfondimenti su ogni singolo punto.
Se non hai ancora aperto, la prima gestione è quella burocratica: SCIA, forma giuridica, requisiti del locale, e i costi reali che nessuno ti dice finché non li cerchi da solo. Abbiamo scritto due guide dettagliate, con le fonti, per i due casi più comuni tra chi ci scrive:
Quasi tutte le attività a sedute — palestre, Pilates, personal training, centri estetici — vivono di pacchetti: un cliente paga in anticipo un numero di sedute, e qualcuno deve tenere il conto di quante gliene restano. Farlo a mano, su Excel o un quaderno, funziona finché i clienti sono pochi:
Il secondo lavoro quotidiano è il calendario: chi viene, quando, e quanti posti restano. Gestire le prenotazioni della palestra su WhatsApp — o più in generale le prenotazioni su WhatsApp di uno studio Pilates o di un centro estetico — funziona finché i clienti sono pochi; oltre una certa soglia arrivano doppie prenotazioni e messaggi persi nella chat, senza nessuno storico di chi è venuto. Un'app prenotazioni corsi palestra con lista d'attesa e slot a capienza fa lo stesso lavoro senza questi problemi: il lavoro lo fa il sistema invece che tu.
Come funzionano le prenotazioni self-service — slot, capienza, zero doppie prenotazioni, promemoria automatici.
Ogni attività ad appuntamenti perde qualche slot per clienti che non si presentano. Le leve che funzionano davvero sono poche e concrete: promemoria, una policy di cancellazione chiara, e la scelta se un'assenza "costa" o no una seduta.
Quanto ti costano i no-show — con un calcolatore per il tuo caso specifico, e le leve reali per abbassarli.
A un certo punto il tempo che perdi a mano vale più del canone di un gestionale — chi cerca un'app gestione palestra gratis, o più in generale un'app per appuntamenti clienti gratis, di solito sta valutando esattamente questo passaggio: qui la risposta è la prova gratuita di 7 giorni senza carta, non un piano gratuito limitato per sempre. Prima di scegliere, conviene comunque sapere quanto costa davvero gestire una palestra sul mercato — non solo con noi:
Le esigenze cambiano un po' a seconda di cosa gestisci davvero. Le pagine dedicate ai singoli settori entrano nel dettaglio:
Capienza per sala e reformer, pacchetti a sedute pensati per lezioni matwork e individuali.
Agenda, pacchetti e pagamenti per chi lavora da solo, anche a domicilio.
Cicli di trattamenti a sedute, senza le commissioni di un marketplace.
Agenda per postazione, pacchetti di sedute brevi e ravvicinate.
Se cerchi un'app per appuntamenti personal trainer o un'app gestione clienti personal trainer, vale lo stesso principio applicato a chi lavora da solo: clienti, pacchetti, appuntamenti e incassi in un posto solo — non le schede di allenamento, quelle restano fuori da PistisGym. Stesso discorso per chi cerca un'app per appuntamenti estetista o una gestione appuntamenti centro estetico: pacchetti a sedute e promemoria automatici coprono l'esigenza di un centro estetico strutturato, come per le altre attività di questa guida.
Non serve fidarsi sulla parola: con la prova gratuita si sblocca anche una palestra dimostrativa già piena di dati, e puoi guardare come si installa l'app per i clienti in 30 secondi.
Dalla decisione più semplice: come tenere il conto di clienti e pacchetti. Un file Excel va benissimo all'inizio — il nostro template gratuito è pensato apposta per questo.
Quando controllare a mano chi ha finito il pacchetto, o rincorrere i pagamenti, ti porta via più tempo di quanto costerebbe un gestionale — di solito succede tra i 30 e i 50 clienti attivi.
Se sono attività separate (P.IVA diverse, sedi diverse), oggi ogni sede è un account a sé — non c'è una vista consolidata tra sedi diverse, va tenuto presente nella scelta.
Le basi sono sempre le stesse, a prescindere dalla dimensione: sapere chi sono i clienti e cosa hanno comprato, un calendario che non doppia le prenotazioni, un modo per far arrivare i promemoria da solo, e un conto chiaro di quanto incassi. Il resto conta solo quando queste basi già funzionano.
Con i promemoria automatici di PistisGym, inclusi nel prodotto: partono da soli prima dell'appuntamento, senza bisogno di cercare a parte un'app per ricordare gli appuntamenti ai clienti, gratis o a pagamento che sia.
In parte. La gestione di una palestra ASD include spesso anche tesseramenti, libro soci e adempimenti fiscali specifici, che PistisGym non gestisce. Se quello che ti serve è la parte prenotazioni, clienti e pacchetti a sedute, quella la copriamo come per qualsiasi altra attività.
No, è un software in cloud (SaaS): non c'è un'installazione da gestire da soli. Chi cerca l'open source di solito vuole evitare un canone fisso, ma il costo si sposta sull'hosting e sulla manutenzione — voci che con un SaaS non esistono.
7 giorni di prova gratuita, nessuna carta di credito.